Zbierając rośliny sporządzamy notatkę o lokalizacji i możliwie precyzyjnie określamy siedlisko, dane o podłożu, otaczającą roślinność. Warto zanotować te cechy, które mogą zaniknąć lub zmienić się podczas suszenia - jak barwa kwiatów, zapach kwiatów i przeciętych części rośliny bywa charakterystyczny, przebarwienia części rośliny. Na tym etapie należy notatce nadać unikalny numer zbioru, który pozwoli nam nie pogubić się w tym, „co, do czego" na kolejnych etapach tworzenia zielnika.